初めてのイベントスタッフ – Grand Frontend Osaka 2016 –

2016年9月21日

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株式会社chatboxエンジニアのショウノです。
8月27-28日にグランフロント大阪で開催されたGrand Frontend Osaka 2016で初めてスタッフをしました。
ハッカソン、セッションで「最先端」の技術に触れることができたのも良かったのですが、スタッフをしたことで参加者だったときには見えなかった世界を目にすることが出来ました。
今回はスタッフの立場からGrand Frontend Osaka 2016が開催されるまでを思い出してみようと思います。

イベントの企画・準備

コンセプト

初回ミーティング前に実行委員長達で決めたイベントのコンセプトは最先端の尖ったイベント
このコンセプトに基づき、フロントエンドの「最先端の技術」について熱く語って下さるスピーカーを募集しました。

ハッカソン

そして、実行委員長 若井氏発案の「ハッカソン」が今回のもう1つの目玉。
他のハッカソン企画に参加して虜になった彼以外の複数のスタッフは、「ハッカソン」の名前は知っているものの想像もつかない。

「コンセプトは何か?」
「想定する参加者層はどこか?」
「宿泊施設を用意するか?」
「参加費はどのくらいか?」・・・など。

私も「ハッカソン」がエンジニアだけでなく、いろんな業種の人とグループでやったりとすることがあるということをこの時初めて知りました。「泊りがけでずっと夜通し作業することもあるよ」といったことも聞いて驚いたり。
最終的には「初めての人にも楽しめる、質問できるブース付き(しかも最新技術)無料ハッカソン!」ということになりました。

準備

イベントの概要が決まったら月に1回のミーティングで各スタッフの担当を決め、その進捗を報告します。

  • 資料作成
  • Facebook、Twitterの拡散
  • スポンサー連絡
  • スピーカー連絡
  • 会場の手配
  • 懇親会の手配

など。Facebook、Twitterの拡散は「なんか現代っぽいなぁ」と思ったりしていました。
会場下見では写真を撮っておいて、机・椅子の数をチェックしたり。
細かいところですが、「そっか、そういう情報もちゃんと集めておかないとだめなんだな」と勉強になったりしました。

企画・準備で思ったこと

  • 良いイベントにするには取捨選択をしてバランスをとることが必要
  • 資料作成のチェックは複数人で行おう

「ハッカソンがしたい!」という思いだけでなく、参加者やコンセプトに適したブースを用意したりしなければ参加者は楽しめない。
あれやこれやとアイデアはあっても、お金のことだって考えないといけない。
良いイベントにするにはバランスを考えながら「取捨選択」をしなければならないのだということを学びました。
また、資料についてはせっかくデザイナーさんが素敵なパンフレットを作ってくれたのに文章のミスがあることに印刷するまで気づけず・・・。
最終チェックを複数人でちゃんとしておけば防げたはずなのでこの点は次回以降より気をつけようと思います。

当日について

1Day:ハッカソン

はじめにブースの紹介があり、

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午後からはみなさんもくもく作業開始。

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作業の合間にはおにぎりやパン、ドーナツの差し入れを用意しました。

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この差し入れはなかなか見栄え的にも良く、面白がってもらえたようなので良かったです。

「ハッカソン」というともっと物々しい雰囲気なのかと思っていましたが、どちらかというと「もくもく会」のような雰囲気でした。(他のハッカソンは違うのかも?)
みなさん楽しそうにもくもく作業をしているのを見たり、中間発表でも色んなアイデアが出ているのをみると私も「ちょっとハッカソンしてみたいかも・・・」という気持ちさえ芽生えてきました。

2Day:セッション&ハッカソンの結果発表&懇親会

2日目は「最先端」のフロントエンド技術についてのセッションが盛りだくさん。

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(内容は他の方のブログに書かれていると思うので割愛)

その後、ハッカソンの成果発表。

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審査中・・・。

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一位は「GitHubからプログラミング言語の利用統計」でした!

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どの成果物も発想がユニークで、見ていてとても楽しかったです。
ハッカソンの企画を考えるのはすこし大変だったけど、やってよかったなぁと思いました。

懇親会

会場近くで最後に〆として行われた懇親会。

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食べることより飲むことより、ひたすらLTをするみなさん(笑)

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楽しかったです!

スタッフをしてみた感想

反省点

  • 懇親会会場へのアナウンス、誘導等が上手くできなかった
  • 周りのスタッフの仕事内容をもう少し把握しておくべきだった

今回私が担当したのは受付と懇親会でした。
受付はてんやわんやしながらもなんとか乗り切りましたが、懇親会では会場仕様の確認が不十分だったことや誘導が上手くできなかったことが反省点です。
また、イベント中に他のスタッフの仕事内容が把握できておらず、必要なときにスタッフの人手が足りないということもありました。
今回のスタッフ経験でイベントの全体像が少しは見えたはずなので、次の機会には今回よりも良い働きをしたいと思います。

学んだこと・良かったこと

  • スタッフをすることで色んな人と話す機会が増える
  • イベントをするには色んな能力が必要とされることを学んだ

スタッフをする前は「準備して、人集めて、当日やる」のイメージしかありませんでした。
もちろん間違ってはいないのですが、その「準備して」でも備品の準備から登壇者集め・連絡、スポンサー集め・・・など沢山の要素があり、それを適切に役割分担することの重要性を学びました。
またスタッフTシャツを着ていると参加者の方とも、登壇者の方とも話す機会が増えるのは大きなメリットでした。
今後も関西フロントエンドUG等でイベントスタッフをしてみたいな!と思います。

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